如何规范公司公章的使用与保管措施？

你好呀！我是法小云~

今天咱们来聊一个看似普通却暗藏风险的话题——公司公章。

你可能听过这样的故事：某公司员工偷偷盖了个章，结果公司莫名背上百万债务；或者老板随手把公章放抽屉，第二天发现被竞争对手拿去签了合同……听起来像电视剧？但现实中，这类纠纷每年能让成千上万家企业“栽跟头”。

公章到底有多重要？

简单来说，它就像公司的“法律指纹”——盖了章的文件，法律就默认公司同意上面的内容。哪怕是被偷盖、乱盖，只要没有充分证据推翻，公司都可能要承担责任！

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一、法律怎么说？

别慌！法律早就给公章管理划好了“安全线”：

1.《公司法》第十条

公司必须明确公章保管人，如果因为保管不善造成损失，直接责任人要赔偿，公司还可能被罚款。

2.《民法典》第四百九十条

合同盖章即生效，除非能证明盖章存在欺诈、胁迫等情形。也就是说，就算老板不知情，只要公章盖了，公司就得认账！

3.《刑法》第二百八十条

伪造公司公章最高判3年有期徒刑，如果是内部人员私自刻制、使用，同样可能构成犯罪。

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二、真实案例敲黑板！

案例1：财务“好心”惹大祸

某公司财务未经审批，用公章帮朋友的公司担保借款。后来朋友跑路，法院判决公司承担500万元债务。公司喊冤？没用！法院认为公章管理漏洞是主因。

案例2：离职员工的“报复”

一名被辞退的员工偷走公章，伪造劳动合同索赔双倍工资。公司因无法证明公章被盗用，最终赔了8万元。

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三、三步打造“铜墙铁壁”

第一步：使用规范

- 审批留痕：哪怕盖一张请假条，也要填写《用章申请单》，写明时间、事由、文件名称，经部门负责人和分管领导签字。

- 台账登记：准备一本《公章使用登记簿》，每次盖章后记录使用人、文件类型、盖章份数，最好拍照存档。

- 禁止外带：特殊情况需带公章外出？必须两人同行，全程视频记录！

- 每月检查：月底核对用章记录和实际文件，发现异常立刻追查。

第二步：保管安全

- 专人专柜：指定唯一保管人（建议选责任心强的老员工），公章锁进保险柜，钥匙和密码分开保管。

- 监控覆盖：保险柜位置安装24小时摄像头，确保每次取用都能被记录。

- 备用章管理：如果有财务章、合同章等分章，存放地点和主章分开，避免“一锅端”风险。

第三步：离职/交接必做

- 员工离职时立即收回其保管的公章或相关权限；

- 保管人变动？必须当着监交人的面清点、交接公章，并签字确认！

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四、万一出事怎么办？

如果发现公章被盗用：

1. 立刻报警：拿到报案回执，证明公章非正常使用；

2. 登报声明：在市级以上报纸发布公章作废公告；

3. 法律维权：起诉恶意使用方，同时准备公司内部管理记录（比如监控、审批单）自证清白。

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法小云陪你聪明避坑，下次见~